BI-järjestelmät tukevat HR-johtajia ja esihenkilöitä päätöksenteossa antamalla objektiivista tietoa helposti vertailtavassa muodossa sekä esimerkiksi mahdollistamalla henkilöstökulujen simuloinnin. Ne myös auttavat tehostamaan henkilöstön hallinnan prosesseja, parantamaan organisaation suorituskykyä ja tehokkuutta.
BI-järjestelmä säästää itsensä takaisin parantamalla päätöksentekoa
Usein järjestelmän hintalappu mietityttää, mutta se maksaa itsensä nopeasti takaisin. BI-järjestelmien avulla voi analysoida dataa syvällisesti ja tehdä perusteltuja päätöksiä rekrytoinnista, henkilöstön kehittämisestä ja suoritusarvioinnista. Tämä edistää organisaation henkilöstön tuottavuuden optimointia.
Lisäksi voidaan analysoida henkilöstötietoja, kuten poissaoloja, palkkatietoja ja työsuorituksia. Tämä auttaa HR-johtajia tunnistamaan trendejä ja haasteita, jotka vaikuttavat henkilöstön tehokkuuteen ja hyvinvointiin, mikä puolestaan heijastuu kustannuksissa.
Säästöä syntyy myös, kun raportteja ei tarvitse enää laatia manuaalisesti, vaan käyttäjät voivat seurata ajantasaisia lukuja hakemalla itse tarvitsemansa raportit. Näin voidaan reagoida muutoksiin nopeasti ja aidosti pureutua lukujen juurisyihin. Raportteja saadaan ketterästi myös lakisääteisiin tarkoituksiin, kuten uuden palkka-avoimuusdirektiivin vaatimusten täyttämiseen.
Lomapäivien ja maksettujen palkkojen seuranta on vaivatonta
BI-järjestelmästä voidaan tehokkaasti seurata henkilöstökuluja, esimerkiksi maksettuja palkkoja kustannuspaikoittain. Järjestelmä mahdollistaa myös tarkemman tarkastelun aina yksittäisiin palkkalajeihin saakka. Lisäksi pystytään tarkastelemaan esimerkiksi ylitöiden ja sairauspoissaolojen kokonaiskustannuksia.
Perinteisesti alaisten pitämättömien lomapäivien seuranta on ollut haasteellista esihenkilöille, minkä vuoksi niihin ei ole voitu tehokkaasti puuttua. BI-työkalut helpottavat kuitenkin henkilöstön lomapäivien hallintaa merkittävästi. Tämän ansiosta esihenkilöt voivat kannustaa alaisiaan pitämään lomansa ajallaan.
Lomapäivien tarkka seuranta tukee myös resurssien suunnittelua. Tietojen perusteella voidaan havaita, milloin lomia on aiemmin pidetty, mikä auttaa tunnistamaan mahdolliset resurssipulat tulevaisuudessa.
Haasteiden juurisyihin pääsee porautumaan
BI-järjestelmät auttavat tunnistamaan trendit ja poikkeamat. Kyky syventyä yrityksen tietoihin antaa mahdollisuuden porautua ongelmakohtien juurisyihin. Esimerkiksi sairauspoissaoloprosenttia voidaan analysoida osastoittain, ammattinimikkeiden mukaan tai työsuhteen tyypin perusteella.
Jos yrityksessä havaitaan poikkeamia, voidaan pyrkiä tunnistamaan niiden juurisyyt. Voisiko esimerkiksi suuret ylityömäärät olla vaikuttava tekijä sairauspoissaoloille, vai näyttääkö siltä, että sairauspoissaolot sijoittuvat tietylle viikonpäivälle?
Esimerkki: Poissaoloanalyysia (Azets Discover -työkalussa). Vasemmalla näkyvät kaikkien poissaolojen ja sairauspoissaolojen kustannukset sekä kesto. Oikealla pystyy seuraamaan sairauspoissaolojen sijoittumista viikonpäiville kuukausitasolla.
Jos tuntuu, että ovi käy ja osaajia katoaa, on syyt korkeaan lähtövaihtuvuuteen selvitettävä. Onko tietty alue alttiina suurelle vaihtuvuudelle, tai vaikuttaako työsuhteen kesto vapaaehtoiseen lähtövaihtuvuuteen? Ovatko lähtijät vastapalkattuja vai käykö kato kokeneemmassa päässä? Onko tarvetta kehittää perehdytystä ja sitouttamista alkuvaiheessa vai onko muut syyt vaikuttaneet työsuhteiden päättymiseen?
Tukea henkilöstökulujen ennustamiseen
BI-työkalu on erinomainen apu henkilöstökulujen ennustamisessa. Sen avulla voimme esimerkiksi analysoida, miten kulut kehittyvät, jos tiettyyn kustannuspaikkaan palkataan lisää henkilöstöä. Lisäksi sitä voi käyttää tilapäisten resurssitarpeiden arvioimiseen vertaamalla määräaikaisen työntekijän palkkakustannuksia ylityökustannuksiin.
Käyttäjillä on myös mahdollisuus suorittaa simulaatioita. Esimerkiksi, voimme arvioida, mitä säästöjä saavutettaisiin, jos sairauspoissaolot vähenisivät, kun olemme onnistuneesti tunnistaneet juurisyyt ja toteuttaneet tarvittavat toimenpiteet.
Esimerkki: Henkilöstökulusimulaatio (Azets Discoverissa), miten henkilöstömuutokset eri kustannuspaikoissa vaikuttavat kuluihin.
Palkkatasa-arvon raportointi helpottuu
EU:n palkka-avoimuus direktiivi tuo uusia tehtäviä HR-johtajan pöydälle. Direktiiviin liittyy raportointivaatimuksia, joiden täyttämiseen on hyvä valmistautua.
BI-työkalussa voidaan:
- määritellä, mitkä palkkalajit otetaan huomioon keskiansiota laskiessa
- suhteuttaa osa-aikaisten työajat siten, että ne vastaavat normaalia 100 % työaikaa
- vertailla sukupuolten välistä palkkaeroa
- tarkistella palkkatasa-arvon toteutumista kustannuspaikoittain tai ammattinimikkeittäin
- huomioida työn vaativuustaso
Kun tiedot ovat helposti luettavissa, voidaan nähdä, onko palkkaeroja ja jos niitä on, niin onko ero perusteltu esimerkiksi vaativuustason perusteella.
Läpinäkyvä raportti voidaan tuottaa milloin tahansa, eikä tarvitse odottaa sen valmistumista tai erikseen varata resursseja raporttien laatimiselle. Kun raportoinnin aloittaa ajoissa, ehtii tekemään myös tarvittavat korjausliikkeet, esimerkiksi budjetoida varat mahdollisia palkankorotuksia varten.
Tutustu BI-työkaluun
Tässä blogissa oli esimerkkejä Azets Discover HR-raportointityökalusta, jolla avulla voidaan tarjota yhdenmukaista raportointia koko organisaatiolla. Siten kaikilla esihenkilöillä on samat valmiudet raportointiin ja he pystyvät syventämään ymmärrystään omista alaisistaan.
Azets Discover mahdollistaa myös varhaisen puuttumisen haasteisiin. Discoverissa voidaan asettaa raja-arvot halutuille tunnusluvuille, ja kun nämä arvot ylittyvät, käyttäjä saa tästä ilmoituksen. Tämä varmistaa, että mahdolliset ongelmat huomataan välittömästi ja antaa mahdollisuuden nopeaan toimintaan haasteiden ilmaantuessa.
Tutustu Azets Discoveriin ja tilaa demotunnukset
