Pohdimme kollegan kanssa henkilöarviointityötä tänä poikkeuksellisena aikana, kun kaikki asiat eivät kuitenkaan voi jäädä odottamaan paluuta normaaliin. Filosofiseksihan se meni, puhuimme mm. ihmisen tunnusta. Tai oikeammin sen tavoittamisesta nyt, kun rekrytointi- ja henkilöarviointityötä tehdään videoyhteyksien kautta.
Kollegani Johanna jakoi jo aiemmin kokemuksia etäperehdytyksestä. Miksipä emme siis jakaisi ajatuksiamme myös henkilöarvioinnin hoitamisesta etänä. Johanna on jo konkari etäarvioinneissa ja omallakin työpöydällä niitä on ollut säännöllisesti jo ennen koronaa. Vaikka kasvokkaista tapaamista ei mielestämme mikään edelleenkään voita, laadukkaalla etäarvioinnilla voi tukea sekä rekrytointipäätöstä että hyvää ehdokaskokemusta.
Niin, voi hyvinkin olla tarpeen tehdä rekrytointipäätös ilman että henkilöä tavataan kertaakaan kasvotusten. Ei kätellä, ei katsota silmiin. Kehonkielen havaitseminen jää torsoksi. Ehdokaskin valmistelee omaa päätöstään tapaamatta tulevaa esimiestä ja kollegoita: haluanko liittyä tähän työyhteisöön? Mahdollisuuden puute tutustua kasvokkain voi aiheuttaa epävarmuuden tunnetta puolin ja toisin: voinko tehdä päätöksen videoyhteyden kautta saamani vaikutelman pohjalta?
Arvokasta lisäaikaa tutustumiselle
Henkilöarvioinnin tarkoitus on tutkia ihmisen, työtehtävän ja organisaation soveltuvuutta toisilleen. Johannan ajatus arvioinnista haastattelun jatkeena, jolla saadaan arvokasta lisäaikaa tutustua ehdokkaaseen, puhuttelee minuakin. Tykkään myös ajatella henkilöarviointia mahdollistavana työkaluna kattavalle keskustelulle. Käsitys toisesta syvenee, sillä ehdokkaan tekemät itsearviointitehtävät muodostavat luontevan pohjan jutella asioista joihin haastattelun aikana ei ulotuta. Erityisesti nyt, kun toiseen ihmiseen ei saa tuntumaa kasvokkaisen tapaamisen kautta, tuntuu tärkeältä hyödyntää eri keinoja kattavan käsityksen muodostamiseksi. Henkilöarvioinnin tuloksista keskusteleminen lisää tai vahvistaa parhaassa tapauksessa myös ehdokkaan itsetuntemusta. Jos työnhaku on aktiivista, karttunutta itsetuntemusta voi soveltaa työnhaun kohdentamisessa ja työnhaussa vakuuttamisessa.
Luottamuksen kolme kovaa
Rakennamme päätöksiä keräämällä tietoa ja puntaroimalla riskejä. Tietoa luodaan rekrytointi- ja henkilöarviointiprosessissa avoimen vuorovaikutuksen kautta. Keskustelu on keskiössä. Avoin keskustelu taas edellyttää luottamusta. Luottamuksen ilmapiirin muodostuminen ei ole itsestäänselvyys edes kasvokkaisessa arviointitilanteessa. Ja nyt välissä on fyysisen etäisyyden laimentama kokemus toisesta. Vähäisemmäksi se jää, se ihmisen tuntu.
Mutta hetkinen. Olenko nyt tekemässä olettamusta siitä, että luottamusta voidaan luoda vain silloin kun on mahdollista katsoa silmiin ja kätellä? Johanna muistuttaa, että etäyhteyden kautta voi olla jopa helpommin rento ja avoin. Siinä missä toinen ei ehkä lähtökohtaisesti luota näyttöruudusta kuuluvaan vieraaseen ääneen, toinen taas rentoutuu paremmin kuin istuessaan vierasta ihmistä vastapäätä neuvotteluhuoneessa.
Toki henkilöarviointikeskustelussa puhutaan syvällekin toisen persoonaan menevistä asioista. Vieraiden ihmisten kesken ja vieläpä yksipuolisesti. Miten toinen käyttäytyy, mikä häntä motivoi? Mitkä hänen kykypiirteensä ovat? Ollakseen hedelmällinen, vuorovaikutustilanteen on oltava luottamuksellinen, mieluummin epämuodollinen kuin muodollinen ja ennemmin läheisyyttä kuin etäisyyttä korostava.
Miten luottamusta alustetaan videon välityksellä? Nimesimme tähän kolme kovaa koota: kerro, kerro ja kerro.
- Kerro itsestäsi alussa ja ole avoin henkilökohtaisella tasolla myös keskustelun aikana - tasapainota asetelmaa.
- Kerro testistä ja sen tarkoituksesta - tarjoa tietoa taustoista.
- Kerro miten yhteinen aika käytetään ja mitä jatkossa tapahtuu - luo näköalaa tulevaan.
Näinä päivinä keskustelun molemmat osapuolet ovat todennäköisesti kotona tai mökillä, joten se jo itsessään tuo rentoutta ja epämuodollisuutta tilanteeseen. Kurkistat samalla toisen kotiin, ruudussa voi vilahtaa lapsi tai lemmikki. Alkaa jo olla ihmisen tuntua. Vastakohtana tälle mietimme Johannan kanssa tilannetta, jossa kuvayhteys ei toimikaan ja olet vain äänen varassa. Miltä tuntuu keskustella syväluotaavasti jos et näe toista edes hetken vertaa? Tulemme lopputulokseen, että keskustelun voi käydä mutta jotain toisesta jää tavoittamatta. Kuva henkilöstä supistuu ja tulkinta jää ohuemmalle. Etenkin jos arviointi tapahtuu vieraalla kielellä, kasvojen näkemisen merkitys korostuu ymmärryksen muodostumisen kannalta. Pidä siis kamera päällä, jos nettiyhteys vain mahdollistaa sen pätkimättä liikaa.
Muita huomionarvoisia asioita henkilöarvioinnin toteuttamisesta etänä
- Ergonomia - asetu mukavasti, jotta hengitys ja ääni kulkevat vaivattomasti pitkän keskustelun ajan. Ääntä tulee joskus huomaamatta käytettyä liikaa, jolloin ääni väsyy muutoinkin helpommin.
- Fiilis - mieti miten haluat näyttäytyä. Esim. jos asetut ruudun ääreen niin, että katsot keskustelukumppania yläviistosta alaspäin, luot tahtomattasikin epätasapainoa vuorovaikutustilanteeseen. Hymy taas rentouttaa molemmin puolin ruutua. Valaistus, kehon asento, taustan värit… netti on täynnä hyödyllistä tietoa videokommunikoinnin hienosäädöstä.
- Selkeys - puhu ja muodosta kysymykset selkeästi.
- Siisteys - huolehdi visuaalinen ja auditiivinen taustahäly minimiin. Jos jaat näyttöä, sulje ylimääräiset selaimen välilehdet ym. muut epäolennaisuudet pois häiritsemästä.
- Tekniikka - mieti omaa tekemisen tyyliä tukeva tekniikka valmiiksi. Käytäntö on osoittanut, että henkilöarvioinnin toteutuksessa kaksi tietokonenäyttöä ovat hyväksi, eikä kolmaskaan haittaisi! Näytöille voi avata testitulokset katsottavaksi, tehdä muistiinpanoja ja käydä katsekontaktia ylläpitävää kamerakeskustelua.
Tärkeintä henkilöarvioinnin kannalta kuitenkin on, että menetelmät ja arvioinnin tekijän osaaminen ovat kunnossa. Silloin on mahdollista päästä sekä rekrytoivaa organisaatiota että ehdokasta hyödyttävään lopputulemaan, niin etänä kuin kasvotusten.
Tämän blogin kirjoittivat sinulle etäyhteistyössä rekrytoinnin ja henkilöarvioinnin ammattilaiset Krista Leppänen ja Johanna Rytivaara. Yhdessä heillä on yli 30 vuoden kokemus asiantuntija-, päällikkö ja johtotason rekrytoinneista ja henkilöarvioinneista.
Me Azetsilla autamme organisaatiotasi rekrytoinnin ja HR-asioiden hoitamisessa. Ota yhteyttä, kerromme lisää rekrytoinnin palveluistamme.
Johanna Rytivaara, Senior HR Advisor, +358 40 455 3651, johanna.rytivaara@azets.com
Krista Leppänen, HR Advisor, +358 45 664 1001, krista.leppanen@azets.com
