Lomautuksissa on paljon asioita, jotka huomioimalla lomautusten käsittelystä tulee sujuvampaa palkanlaskennassa. Samalla vähennetään lomautetun henkilöstön näkökulmasta lomautuksiin liittyvää vaivaa.
Esimerkiksi, mitä sujuvammin ja enemmän automaatiota hyödyntäen palkkatiedot toimitetaan työttömyyskassoihin, sen nopeammin lomautetut henkilöt saavat päätökset ansiopäivärahan maksamisesta.
Lomautustiedot palkanlaskentaan
Lomautuksista kannattaa kommunikoida palkanlaskentaan hyvissä ajoin, jo ennen kuin lomautukset ovat alkaneet tai lomautusajankohdista on tarkemmin sovittu henkilöstön kanssa. Palkanlaskentaan kannattaa ilmoittaa kuinka suurta osuutta henkilöstöstä lomautukset koskevat ja kuinka pitkästä ajasta on arviolta kyse.
Tiedot keskitetysti ja yhdestä kanavasta
Kun lomautusjaksot vahvistuvat, on helpointa palkanlaskennan näkökulmasta lähettää tiedot lomautuksista keskitetystä esimerkiksi työajanhallinnanjärjestelmän kautta tai yhdessä Excel-tiedostossa. Tiedoista tulee käydä ilmi, keitä lomautukset koskevat sekä näiden henkilöiden lomautusajanjaksot.
Kuitenkin on hyvä muistaa, ettei tietoja lähetetä useampaa kanavaa pitkin, vaan keskittää lähettäminen. Esimerkiksi, jos yrityksessä on käytössä työajanhallintajärjestelmä, joka on integroitu palkkajärjestelmään ja johon merkitään kaikki poissaolot, kannattaa lomautusjaksot toimittaa tätä kautta palkanlaskentaan.
Mahdollinen takaisinperintä
Lomautustietojen käsittelyssä kannattaa huomioida, että jos henkilöstölle on maksettu jo koko kuukauden palkka, saattaa takautuvista ilmoitetuista lomautusjaksoista tulla henkilöstölle palkan takaisinperintää.
Takaisinperinnän käytännöistä on hyvä sopia suoraan työntekijän kanssa, esimerkiksi mikä on takaisinperinnän maksuaikataulu ja voidaanko takaisinperintä vähentää työntekijän palkasta, kun lomautus päättyy. Takaisinperintätilanteissa on hyvä huomioida Tulorekisteriä koskevat ilmoitukset palkanlaskennassa ja takautuvien muutosten vaikutus esimerkiksi silloin, kun henkilö hakee uutta verokorttia.
Lomakertymät lomautusjaksolla
Vuosilomalaissa on määritelty, että lomautus kerryttää vuosilomaa ensimmäiseltä 30 työpäivältä. Lisäksi työehtosopimuksessa saattaa olla oma määritelmänsä, kuinka pitkältä ajalta lomaa kertyy lomautusjaksolta.
Osa-aikainen lomautus
Osa-aikainen lomautus kerryttää lomaa puolen vuoden ajalta. Lomanmääräytymisvuoden vaihde aloittaa aina uuden kuuden kuukauden jakson, jolta kertyy lomaa.
Työskentely lomautuksen aikana
Jos henkilö työskentelee lomautuksen aikana tai palaa kokoaikaisesti töihin edes yhdeksi kokonaiseksi viikoksi ja hänet lomautetaan uudestaan tai lomautus jatkuu kokoaikaisen työskentelyjakson jälkeen, kertyy henkilölle uudelleen lomaa laissa tai työehtosopimuksessa määritellyltä ajanjaksolta.
Vuosiloma lomautuksen aikana
Jos henkilön lomautus keskeytyy loman takia, ei tämä oikeuta uuteen vuosilomaa kerryttävään jaksoon.
Lomarahat lomautetuille
Lomarahat tulee maksaa työehtosopimuksen mukaisesti tai yrityksen normaalin käytännön mukaisesti myös lomautetuille henkilöille.
Esimerkiksi jos yrityksessä on ollut tapana maksaa aina toukokuussa lomarahat koko henkilöstölle, tulee ne maksaa myös toukokuussa kokoaikaisesti lomautetuille henkilöille. Yritys ei voi yksipuolisesti päättää lomarahojen maksamatta jättämisestä, mutta voi neuvotella siitä henkilöstön edustajien kanssa.
Aikaprioriteettiperiaate ja sovitut poissaolot
Aikaprioriteettiperiaate tarkoittaa käytännössä sitä, että poissaoloa ja sen vaikutuksia esimerkiksi henkilön palkkaan ja vuosiloman kertymään arvioidaan ensimmäisenä alkaneen poissaolon syyn perusteella. Lomautuksen ollessa kyseessä on lomautusilmoituksen anto se hetki, joka perusteella arvioidaan poissaolon syytä.
Esimerkki: vuosiloma
Jos henkilöllä on jo sovittuja tai hyväksyttyjä lomia lomautusjaksolle, saa henkilö pitää lomansa sovitusti ja lomautus katkeaa vuosiloman ajaksi. Vuosiloman ajalta maksetaan loma-ajan palkkaa normaalisti.
Esimerkki: vanhempainvapaa
Jos on sovittu, että henkilöllä alkaa raskausvapaa toukokuussa, mutta henkilö lomautetaan huhtikuun puolessa välissä, ei henkilölle makseta raskausvapaan palkkaa, vaan henkilö on lomautettuna.
Jos henkilö on jäänyt jo ennen lomautusilmoitusta raskausvapaalle, on työnantajan maksettava raskausvapaan palkkaa kolmelta kuukaudelta, vaikka koko henkilöstö lomautettaisiin.
Lataa Muutosneuvottelut – opas työnantajalle
Henkilötietojen ja muut muutokset työsuhteessa
Vaikka henkilö olisi lomautettuna kokoaikaisesti, palkanlaskentaan tulee normaalisti ilmoittaa tiedot henkilötietomuutoksista sekä esimerkiksi kokemusvuosista johtuvista palkankorotuksista.
Myös mahdolliset muutosverokortit on toimitettava palkanlaskentaan, jossa ne viedään normaalisti palkkajärjestelmään oikea-aikaisesti ellei palkanlaskennalla ole käytössä Verottajan API-rajapinta ennakonpidätystietojen hakemiseen suoraan Verottajalta, kuten esimerkiksi valtaosalla Azetsin palkanlaskennan asiakkaista on.
Palkkojen ja luontaisetujen maksaminen lomautetuille
Yleensä erilaiset lisät ja ylityöt sekä tuntipalkkalaisten tunnit maksetaan takautuvasti sovituilta palkkajaksoilta. Lomautusten aikana on hyvä huomioida, että henkilöille tulee viedä tiettyjä palkaneriä maksuun takautuvasti, vaikka henkilö olisikin jo kokoaikaisesti lomautettuna.
Jos henkilö on kokoaikaisesti lomautettuna, ei hänellä pääsääntöisesti ole luontaisetuja, esimerkiksi auto- tai matkapuhelinetua, käytössään. Jos kuitenkin työnantaja ja henkilö sopivat luontaisedun käytöstä, tulee henkilölle palkanlaskennassa yhä käsitellä luontaisedut sekä kun rahapalkkaa taas tulee maksuun, veloittaa henkilöltä luontoiseduista ennakonpidätys, työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut. Huomioitavaa on, että luontoisedun ilmoittaminen Tulorekisteriin tehdään nautintaperusteisesti, eli ilmoitus luontoiseduista tehdään niille kuukausille, kun luontoisetu on käytössä, oli henkilö lomautettuna tai ei.
Asuntoetu käyttäytyy eri tavalla kuin muut luontoisedut. Vaikka henkilö olisi kokoaikaisesti lomautettuna, on hänellä yhä oikeus asua työsuhdeasunnossaan työsopimuslain mukaisesti. Tällöin työnantajalla on oikeus periä kohtuullista vuokraa henkilöltä. Ilmoitus vuokran perimisestä tulee kuitenkin antaa vähintään kuukautta ennen vuokran maksun alkamista eikä vuokranmaksu voi alkaa kuin aikaisintaan toisen lomautuskuukauden alusta.
Palkkatodistukset
Suurin osa työttömyyskassoista ja liitoista sekä KELA hakevat ansiotiedot suoraan Tulorekisteristä. Poissaolojen ilmoittaminen Tulorekisteriin on kuitenkin vapaaehtoista ja osa palkanlaskentajärjestelmistä ei lähetä poissaolotietoja Tulorekisteriin automaattisesti.
Työttömyyskassat, KELA ja liitot lähettävätkin lisätietopyyntöjä palkanlaskentaan, joiden avulla varmistetaan oikeat lomautusajankohdat sekä pyydetään lisätietoja ansioiden kertymisajankohdista.
Mikäli tarvitset apua yrityksesi palkanlaskennassa, olemme apunasi.
