Ohjelmisto­­robotiikkaa käytännön­läheisesti

Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) on yritysmaailmassa kuuma puheenaihe. Vaikka robottien valtaamaa maailmaa pidetään yleisenä uhkakuvana, ohjelmistorobotiikkaan ei liity tällaista dramatiikkaa. Tutustu siis ohjelmistorobotiikkaan ja etuihin, joita se voi tarjota yrityksellesi.

Tässä artikkelissa kerrotaan, mistä ohjelmistorobotiikassa on todella kysymys. Samalla käydään läpi sen tarjoamia etuja ja sitä, miten sitä hyödynnetään Azetsilla.

Mutta ennen kuin jatkat eteenpäin, katso oheinen video ohjelmistorobotiikasta:

Mitä ohjelmistorobotiikka on?

Oikaistaan ensiksi eräs harhakäsitys: ohjelmistorobotiikan ansiosta toimistot eivät täyty fyysisillä roboteilla eikä R2-D2 edelleenkään tarjoile kahvia tai ulkoiluta koiraa. Kyse on enemmänkin tietokoneohjelmistosta, joka jäljittelee ihmisen tietokoneella tekemää työtä vaihe vaiheelta ja klikkaus klikkaukselta. Ohjelmistorobotiikka muistuttaa pikemminkin excelin makroja kuin Telian Ailent-robottia tai IBM:n Pepper-robottia. Käytännössä Azetsin kaltaiset organisaatiot tekevät yhteistyötä robotiikkakumppanin kanssa robotiikkatyökalujen kehittämisessä ja automaattisten prosessien käyttöönotossa.

Ohjelmistorobotiikan työkalujen tarkoituksena on automatisoida liiketoimintaprosesseja.

Ohjelmistorobotiikka otetaan käyttöön yleensä kustannusten vähentämiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi. Muita syitä ovat laadun varmistaminen, lyhentynyt prosessien läpimenoaika ja nopeampi asiakaspalvelu.

Miten ohjelmistorobotiikka ja automaatio eroavat toisistaan?

Ohjelmistorobotiikan ja klassisen automaation keskeinen ero on siinä, että robotit toimivat itsenäisesti riippumatta taustalla olevista järjestelmistä, eivätkä ne siis tarvitse toimiakseen järjestelmäintegraatiota tai virtaviivaistettuja prosesseja. Robotit pystyvät tehostamaan manuaalisia prosesseja jopa siten, että aikaa säästyy 80 prosenttia. Robottia varten työtä ei tarvitse optimoida: robotit eivät valita toistuvista tai monimutkaisista rutiineista. Ajatus siitä, että asioita toteutetaan käyttöönotettavaksi eikä täydellisyyttä varten, on prosessiautomaation kohdalla todempaa kuin koskaan.

Merkittävät hyödyt

Robotiikan avulla ihmisen työnkulkuja voidaan toistaa: voidaan esimerkiksi siirtyä saumattomasti excelistä toiminnanohjausjärjestelmään ja työn tultua tehdyksi robotti lähettää valmiin raportin tai kuittauksen suoritetusta tehtävästä siitä vastaavalle asiantuntijalle. Kokeneelta kehittäjältä voi kulua aikaa prosessin robotisointiin vain kaksi viikkoa. Tämä antaa yrityksille mahdollisuuden hyödyntää investointejaan välittömästi. Yleisesti ottaen tavoitteena on siis etsiä tehtäviä, jotka perustuvat sääntöihin, joiden volyymi on suuri ja joita tehdään säännöllisesti. Ohjelmistorobotiikka ei kuitenkaan välttämättä sovi tehtäville, joissa on paljon vaihtelua, joiden volyymi on pieni tai jotka sisältävät strukturoimatonta tietoa kuten vapaata tekstiä. Azetsin kaltaisille yrityksille, joissa on paljon säännöllisesti toistuvia tehtäviä, ohjelmistorobotiikka tarjoaa merkittäviä etuja.

Hyötyykö liiketoimintani ohjelmistorobotiikasta?

Useimpien yritysten kohdalla vastaus on kyllä. Kaikki riippuu kuitenkin siitä, millaista liiketoimintasi on. Mielestäni ohjelmistorobotiikka on pikaratkaisu vanhojen ja joustamattomien järjestelmien hyödyntämiseen niiden jäljellä olevan elinkaaren ajan. Aivan pienten tai pilvipalveluita alusta lähtien hyödyntäneiden yritysten kohdalla robotiikkaan investointi ei välttämättä ole lainkaan järkevää. Ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään tyypillisesti back-office-tehtävissä, mutta pidempään robotiikkaa käyttäneet yritykset hyödyntävät sitä myös asiakaspalvelussa. Nähdäkseni miltei mikä tahansa teollisuus-, liike- tai hallintotehtävä voi hyötyä ohjelmistorobotiikasta, jos edellä mainitut ehdot täyttyvät.

Oletukseni mukaan 30–40 prosenttia suurista pohjoismaisista yrityksistä on aloittanut ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen siten, että tuotannossa on ollut 1–10 robottia. Asiat tapahtuvat nopeasti, mutta ohjelmistorobotiikan hyödyntämisessä ollaan vasta alkutaipaleella.

Joustava lähestymistapa, jossa virheillekin on tilaa

Uudet teknologiat, joilla on merkittäviä vaikutuksia päivittäiseen toimintaan, ovat myös alttiita erilaisille haasteille ja häiriöille. Koska tunnistamme ohjelmistorobotiikkaan liittyvät riskit, hyödynnämme ”go wide before you go deep” –strategiaa. Tarkoituksena on, että pienempiä ohjelmistorobotiikkahankkeita toteutetaan viidessä maassa eli Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa, Suomessa ja Romaniassa. Haluamme siis luoda laajaa tietopohjaa vähitellen, emmekä keskittyä voimakkaasti vain yhdelle alueelle. Azetsin strategian avulla voimme jakaa kokemuksia ja tuoda ohjelmistorobotiikan koko organisaatioon hyvinkin nopeasti. Lähestymistapa on siis vastakkainen sille, että rakentaisimme tietämystä vain tietylle alueelle.

Liiketoiminnasta vastaavien tahojen on tehtävä läheistä yhteistyötä IT-asiantuntijoiden kanssa, jotta ohjelmistorobotiikka menestyy. Tämä pätee myös Azetsiin. Liiketoiminta vastaa robotisoitavien prosessien tunnistamisesta, joita sitten arvioidaan ja kehitetään odotusten mukaisiksi yhdessä ohjelmistorobotiikan asiantuntijoiden kanssa. Jos IT-asiantuntijoiden ja liiketoiminnasta vastaavien tahojen välinen yhteistyö on rajoittunutta, kehitys voi viivästyä. Se voi myös johtaa toisistaan poikkeaviin odotuksiin tai siihen, että automaatioita ei koskaan oteta käyttöön puutteellisen viestinnän vuoksi.

Mihin ohjelmistorobotiikka pystyy – tarina Suomesta

Lopuksi haluan kertoa teille erään menestystarinan, joka osoittaa, mihin ohjelmistorobotiikka pystyy.

Azetsin palkkapalveluissa Suomessa on käytössä automatisoitu prosessi palkkojen tarkastamiseen. Robotti vertaa kuluvan ja edellisten kuukausien palkkoja, analysoi erot ja tuottaa palkanlaskijan käyttöön tarkastusraportin.

Kyseisten erojen etsiminen manuaalisesti vie asiantuntijoiltamme kallisarvoista aikaa. Kun työt on delegoitu roboteille, palkka-asiantuntijat voivat keskittyä asiakastapaamisiin ja monimutkaisempiin tehtäviin, jotka vaativat analysointia ja ongelmanratkaisua. Robotit eivät juurikaan tee virheitä, joten ne parantavat kokonaisprosessin laatua.

Haluatko tutustua mahdollisuuksiin?

Toivottavasti tästä yhteenvedosta on hyötyä sekä sinulle että yrityksellesi. Ei ole epäilystäkään siitä, etteikö ohjelmistorobotiikalla voitaisi merkittävästi parantaa tehokkuutta ja vähentää vaivaa. Meillä on tarvittava osaaminen ja ratkaisut, joiden avulla voimme tunnistaa tarpeenne ja valjastaa ohjelmistorobotiikan yrityksenne käyttöön.