Palkanlaskennan palvelut tuottavat Azetsin arvojen mukaisesti menestystä asiakkaille ja vapauttavat resursseja ydinbisnekseen. Azetsin palkanlaskijana pärjää bisnes mindsetillä terästetty, palveluhenkinen asiantuntija, jolla tarkkuus ja aikataulut ovat aina hallussa.
Palkanlaskijan näkökulma
Jenny aloitti kolme vuotta sitten palkanlaskijana Azetsin kansainvälisten asiakkaiden tiimissä. Azets on vauhdilla kehittyvän nuoren ammattilaisen ensimmäinen oman alan työpaikka.
Arjen haasteet
Kansainvälisten asiakkuuksien tiimissä palkanlaskijan työ törmää toisinaan muiden maiden käytäntöihin. Asiakkaina on pieniä ja keskisuuria yrityksiä eri puolilta maailmaa. Useimmiten sellaisia, joiden toiminta laajenee Suomeen.
Jenny, mikä työssäsi on haastavinta?
”Työtä tehdään englannin kielellä ja oman alan sanaston on oltava hyvin hallussa. Kansainvälisessä tiimissä työ sisältää paljon yksityiskohtaista neuvontaa, koska eri maiden käytännöt ja lait poikkeavat toisistaan. Tiimissä palkanlaskijat ovat Suomen käytäntöjen asiantuntijoita ja tukevat asiakkaita niiden toteuttamisessa. Se on toisinaan haastavaa.”
Mitkä käytännöt ovat haastavimpia asiakkaille?
”Neuvon asiakkaitani eniten vuosiloma-asioissa. Suomen lomanmääräytymisvuosi on erilainen kuin muissa maissa ja lomien pituuksissa on eroja. Toki asiakkaat tarvitsevat usein myös tukea esimerkiksi työehtosopimusten tulkinnassa ja ylityökäytännöissä”, Jenny kiteyttää.
Haasteista mahdollisuuksiksi
Arkiaamuina Azetsin toimistolla voi seurata palkanlaskennan tiimien fiilistä ja yhteistä ongelmanratkaisua. Tiimit on jaettu minitiimeihin, jotka käyvät yhdessä läpi jäsentensä työtilanteen ja jakavat tehtäviä tasaiseksi. Minitiimejä seuraa koko tiimin yhteinen aamupalaveri, jossa pohditaan, millaisia haastavia caseja kullakin on käsissä, ja mitä niistä voi oppia.
Jenny, miten haasteet muuttuvat mahdollisuuksiksi?
Azetsin palkanlaskennassa toimintaa kehitetään leanin avulla. ”Kolmen vuoden aikana toiminta on kehittynyt paljon ja yhtenäistämme jatkuvasti toimintatapojamme palkkatiimien välillä. Kuulun 13 hengen tiimiin, joka on jaettu kolmeksi minitiimiksi. Yksi minitiimeistä toimii niin, että heillä on yhteiset asiakkaat. Kahden muun minitiimin jäsenillä on omat asiakkaat mutta ongelmia ratkaistaan ja työkuormaa tasapainotetaan yhdessä.”
Tiimityö ja muiden auttaminen tekee oppimisesta osan työtä. ”Aamupalaverit ovat kokemusten jakamisen foorumeita, joissa käsittelemme kiinnostavia caseja ja opimme virheistä. Voimme tiiminä seurata työn etenemistä pipelinessa ja näemme kaikkien asiakkaiden aikataulut ja deadlinet. On paljon helpompi jakaa työtä ja auttaa muita, kun työ on läpinäkyvää. Kun auttaa toista, opettelee samalla hänen työtään”, Jenny summaa.
Mikä on Azetsilla työskentelyssä parasta?
Tiimin tuki ja henki saa Jennyn viihtymään Azetsilla. ”Meidän tiimissä on hyvä tiimihenki ja selkeät toimintatavat. Tiimi on hitsautunut hyvin yhteen. On kiva tulla töihin, koska tietää, että täällä viihtyy”, hän kuvailee.
Jenny näkee myös tulevaisuutensa palkanlaskennassa ja viihtyy Azetsilla, sillä työnantaja tarjoaa koko ajan enemmän haasteita ja vastuuta. ”Yksi parhaista jutuista Azetsilla työskentelyssä on, että voin jatkuvasti oppia uutta. Opin työssä mutta kouluttautumisen mahdollisuuksia on myös paljon. Oppiminen synnyttää onnistumisen kokemuksia. Kun oppii, tulee hyvä fiilis.”
Palkanlaskennan tiiminvetäjän näkökulma
Netta johtaa kansainvälisten asiakkuuksien tiimiä, jossa on 13 palkanlaskijaa. Netta puhuu ylpeydellä tiimistään ja kuvaa, että ”modernit palkanlaskijat ovat kokonaisuuksien hallitsijoita. Heillä on ymmärrys siitä, mitkä järjestelmät voisivat palvella asiakasta.”
Arjen haasteet
Netta, mikä palkanlaskennassa on haastavinta?
Asiakkuuden käynnistäminen on ponnistus mutta myös parasta. ”Haasteellisinta ja palkitsevinta on uuden asiakkuuden käynnistys. Asiakkaaseen tutustuminen ja suhteen luominen vie aikaa. Teknisesti tulee tutustua asiakkaan järjestelmiin ja selvittää, minkä tiedon pitää liikkua mihinkin. Tässä vaiheessa tutustutaan työehtosopimukseen ja sen sisältöön, joka pitää huomioida järjestelmässä. Limittäin pohditaan myös, kuinka asiakkaan prosessia voi kehittää ja parantaa.”
Alan kehitys muotoilee uudelleen palkanlaskijan työtä. ”Myös automaation ohjaama työn muutos haastaa arjessa. Palkanlaskijan on ymmärrettävä prosesseja ylhäältä ja tunnistettava, mitkä järjestelmät tai palvelut tukevat asiakasta. Roolista on tullut analyyttisempi ja palkanlaskijalta odotetaan rohkeutta toimia myynnillisesti. Työssä suositellaan palveluita asiakkaan tarpeeseen, jolloin tulee ymmärtää asiakkaan kokonaisuutta ja tarjota siihen ratkaisuja. Usein ollaan tilanteessa, että asiakas tarvitsee palkanlaskennan lisäksi HR tai kirjanpidon palveluita. Tarve pitäisi osata tunnistaa”, Netta jatkaa. Lue Azetsin kirjanpitopalveluista.
Haasteista mahdollisuuksiksi
Netta, miten haasteet muuttuvat mahdollisuuksiksi?
Vastuuttaminen tehostaa työtä. ”Meillä on uusissa asiakkuuksissa aina nimetty product owner, joka vastaa tiedon kokoamisesta ja järjestelmien käyttöönotosta. Alussa on aina paljon selvitettävää. Esimerkiksi startupeille tarjoamme kattavaa palvelua yrityksen perustamisesta HR-kumppaneiden, kuten työterveyshuollon, valintaan saakka. On sujuvinta, että projektia luotsaa yksi nimetty asiantuntija. Samalla meillä on ammattilaisia kaikilta HR:n alueilta eli projektiin saa tukea ja osaamista oman tiimin tai muiden tiimien sisältä.”
Uusissa asiakkuuksissa kiinnitetään huomiota aikatauluihin ja testaukseen. ”Projektin onnistumisessa aikataulut ovat ratkaisevia ja ne sovitaan aina asiakkaan kanssa, jotta kumpikin tietää, mitä ja milloin tapahtuu. Aikataulujen lisäksi testaus on huomiomme keskiössä. Varmistamme, että prosessit toimivat ennen kuin toiminta käynnistyy arjessa. Meillä projektien onnistumisessa korostuu automaatio, robotiikka ja palveluasenne. Olemme aina tavoitettavissa, koska työtä tehdään tiiminä. Teknologia ja tiimi luo toimintavarmuutta”, Netta kiteyttää.
Mikä tekee Azetsin palkanlaskennasta alan parhaan?
Jatkuva kehittäminen pitää Azetsin alan osaamisen kärjessä. Netta kertoo, että Azetsilla ”kehitetään jatkuvasti toimintaa ja työntekijöitä. Kehitämme osaamista esimerkiksi tänä vuonna pilotoitavassa HR-akatemiassa, jossa palkanlaskijoista koulutetaan HR-osaajia. Kehitämme toimintaa puolestaan leanin avulla, mikä on tehnyt keskustelusta avointa ja toiminnasta läpinäkyvää. Resurssit saadaan kohdistettua oikein ja työn tasaaminen on mahdollista. Meillä kaikilla on tieto siitä, mitä on meneillään.”
Useissa projekteissa muodostunut kokemus ja intuitio tekee palkanlaskennan tiimeistä toimivia. ”Azetsin palkanlaskijat hallitsevat suurimman osan työehtosopimuksista ja ovat rohkeita soveltamaan niitä, koska osaaminen on kehittynyt toiston kautta. Vahvan pohjan päällä on helppo oppia uutta. Myös teknisesti ajatellen kokemus useista käyttöönottoprojekteista tekee liittymärajapintojen rakentamisesta tasokasta. Olemme kehittäneet toimintaa pitkälle myös automaation avulla.”
Palkanlaskennan yhteyshenkilön näkökulma
Teemu ja Laura työskentelevät Azetsilla HR Advisoreina ja monissa toimeksiannoissa osana tätä roolia heidän tehtäviinsä on kuulunut myös palkanlaskennan yhteyshenkilönä toimiminen. Molemmilla on takanaan toimeksiantoja eri asiakkuuksissa ja kumpikin on työskennellyt aiemmin palkanlaskijana.
Yhteyshenkilö on tuki yrityksen henkilöstön ja palkanlaskennan välillä. Työ on palkka-aineiston käsittelyä, yhteistyötä sidosryhmien, kuten työterveyden ja vakuutusyhtiöiden kanssa, sekä neuvontaa esimerkiksi loma- ja verotusasioissa sekä epäselvissä tai virhetilanteissa.
Arjen haasteet
Laura ja Teemu, mikä on palkanlaskennan yhteyshenkilön roolissa haastavinta?
”Asiakkaitamme ovat hyvin monenlaiset yritykset, jotka ovat ulkoistaneet palkkahallinnon. Työssä on opittava nopeasti, sillä asiakasyritykset noudattavat eri työehtosopimuksia. Lisäksi yrityksessä voi olla omia sisäisiä käytäntöjä. Yhteyshenkilön roolissa olevalla tulee mielestäni olla laaja ymmärrys työsuhdeasioista, sillä vastaan voi tulla hyvin monenlaisia tilanteita”, Laura kiteyttää.
Asiakas määrittelee, mitä yhteyshenkilön työ sisältää, mutta aikataulut ja roolit haastavat silti yhteyshenkilöä arjessa. ”Työ edellyttää tarkkuutta ja aikatauluista on pidettävä kiinni. Yhteyshenkilöllä on oltava myös palkanlaskennan tuntemusta, sillä asiakkaalla ei sitä aina välttämättä ole. Koska tehtävä sijoittuu palkanlaskennan ja henkilöstön väliin, vastuiden selkeys sekä inhimillisiin virheisiin suhtautuminen ovat haasteita. Välillä on vaikea selittää työntekijöille, että yhteyshenkilö ei laske palkkoja”, Teemu jatkaa.
Haasteista mahdollisuuksiksi
Laura, kuinka tehtävässä luodaan arvoa asiakkaalle?
”Mielestäni palkanlaskennan yhteyshenkilön olemassaolo tukee sitä, että palkka-aineisto saadaan toimitettua palkanlaskentaan tehokkaasti, oikein ja siten kuin on sovittu. Lisäksi helpotamme osaamisellamme asiakkaalle haasteellisia tilanteita ja edistämme työntekijöiden tyytyväisyyttä, kun asiat hoituvat sujuvasti ja kysymyksiin saa aina tarvittaessa vastauksen. Vaikka automaatio ja integraatiot vähentävät nykypäivänä työmäärää, omassa työssäni suurin etu on siitä, että olen toiminut itse palkanlaskijana. Osaan ajatella prosessia monelta kantilta ja pystyn tarvittaessa kehittämään toimintatapoja.”
Teemu, miten haasteet muuttuvat mahdollisuuksiksi?
”HR Advisor toimii harvoin vain palkanlaskennan yhteyshenkilönä, mutta yhteyshenkilön roolissa pysyy hyvin kartalla siitä, mitä yrityksessä henkilöstön osalta tapahtuu. Vaikka asiakkaita voi olla useita ja ne saattavat toimeksiannosta riippuen vaihtua, on se vain mahdollisuus kehittää omaa osaamista, kun vastaan tulee uusi järjestelmiä, ympäristöjä ja toimialoja. Kun pääsee työskentelemään eri yrityksissä ja kohtaa erilaisia kulttuureja, oma näkökulma laajenee. Lisäksi Azetsin monialainen tiimi ja sisäinen yhteistyö mahdollistavat, minkä tahansa HR:ään liittyvän haasteen ratkaisun. Aina on joku, joka tietää, vaikka itse ei tietäisi. Pystymme auttamaan asiakasta myös silloin, kun resurssia tarvitaan nopealla aikataululla tai vaikka vain määräaikaisesti, sillä eri asiakkailta saamamme kokemuksen myötä pystymme ottamaan tilanteen haltuun nopeasti.”
