Palkkahallinnon riskit muuttuvat alati, mutta toimivilla prosesseilla pääsee pitkälle
Muuttuvassa maailmassa riskien ja muutosten ennakointi on yhä tärkeämmässä roolissa, eivätkä talous- ja palkkahallinto ole tästä poikkeus. Perinteisesti riskienhallinta on nähty teknisenä seikkana, johon ratkaisu ovat erilaiset järjestelmät ja tekniset suojaustoimet.
Todellisuudessa riskienhallinta on paljon muutakin, ja palkkahallinnon osalta vaatii osaamista myös muun muassa tietosuojan, tietoturvan teknisten ratkaisujen, laadunhallinnan, sisäisen valvonnan ja ihmisten johtamisen osalta. Kuinka moni on kaikkien näiden asiantuntija? Tämän vuoksi riskien hallinnan kokonaisuudesta kannattaa jutella myös talous- ja palkkahallinnon asiantuntijan kanssa.
Järjestelmät, työkalut ja ihminen – suurin palkkahallinnon riski näistä on ihminen
Puutteelliset prosessit, huijausyritykset ja puhdas laiskuus. Siinä muutama syy sille, miksi usein ihminen on suurin syy palkkahallinnon riskeille. Prosessien tulee olla kunnossa ja kaikkien tiedossa tai toiminnassa on edessä varsinainen villi länsi ja mahdollisuudet huijausyrityksiin.
Lue myös: Palkanlaskennan automatisointi lisää tarkkuutta ja tehokkuutta
Taloushallinnossa kirjanpitäjän ja maksuliikenneoikeuksien tulee olla eriytettynä toisistaan, samoin kuin hankintaketjut ostolaskun hyväksyntään tulisi käydä useampien silmäparien läpi. Ihmiseen kohdistuvia riskejä hallitaan siis hajauttamalla vaarallisia työyhdistelmiä useammalle henkilölle, tekemällä säännöllisesti jatkuvuussuunnittelua ja varmistamalla tuurausjärjestelyt eli resurssit poikkeustilanteisiin.
Etätyö on voinut olla monelle yritykselle yllättävä poikkeustilanne, johon ei ole osattu varautua riskienhallinnan näkökulmasta. Esimerkiksi kotitoimiston tietoturva ei vastaa toimisto-olosuhteita tai sisäistä valvontaa ei ole osattu järjestää asianmukaisesti. Fyysisesti erillään työskentely voi vähentää kollegiaalista tukea ja kontrollia. Kun käyttäytymisnormisto ja kulttuuri eivät ole yhtä vahvasti läsnä yksintyöskentelyssä, työnkierto voi olla teknistä ratkaisua toimivampi keino välttää väärinkäytöksiä.
Vaikka sähköpostiväärennökset ja kalasteluviestit ovat työntekijöille yhä tutumpia, ne kehittyvät koko ajan entistä uskottavammiksi ja sitä myöden vaikeammin tunnistettavaksi. Mitä selvemmät talous- ja palkkahallinnon prosessit ovat, sitä harvemmin huijausyrityksiin haksahtaa. Prosessien perustamisen ja jatkuvan kehittämisen lisäksi niitä pitää myös noudattaa ja noudattamista valvoa.
Tarkista kuinka hyvin tunnet tietosuojan alkeet
Tietosuojan merkitystä ei voi korostaa liikaa, sillä jos henkilötietoja joutuu vääriin käsiin, voi tulla mittavia vahinkoja sekä yksilöille että yrityksille. EU:n GDPR-säädökset yhdessä suomalaisen lainsäädännön kanssa asettavat hyvän pohjan, joka maalaisjärjen kanssa vie jo pitkälle. Tarkista, että yrityksessänne on hallussa ainakin seuraavat perusasiat:
- Työkoneisiin kirjautuminen edellyttää monivaiheista tunnistautumista ja salasanat uusitaan säännöllisesti.
- Jokaiselle taloushallinnon tai palkkahallinnon järjestelmän käyttäjälle luodaan omat tunnukset ja oletussalasanat vaihdetaan heti.
- Järjestelmien pääkäyttäjätason tunnuksia käsitellään erityisen tietoturvallisesti.
- Käyttäjillä on pääsy vain tarpeelliseen tietoon ja käyttäjätasoja
- Järjestelmien päivitykset tehdään säännöllisesti ja päivitysten onnistumista seurataan. Päivittämättömät järjestelmät ja lepsut pääkäyttäjät ovat suurin riski tietomurroille ja -vuodoille.
- Varmuuskopiot otetaan säännöllisesti ja varmuuskopioiden onnistumista seurataan. Myös tapahtumalokeja kannattaa kerätä ja seurata, sillä se mahdollistaa tilanteiden todentamisen jälkikäteen.
- Tietosuojan tärkeydestä viestitään säännöllisesti ja henkilöstön tietosuojakoulutuksiin osallistumista seurataan.
Palkkahallinnon ulkoistaminen – riskien monistamista vai minimoimista?
Parhaimmillaan palkkahallinnon ulkoistaminen – kuten myös taloushallinnon ulkoistaminen - on keino hallita riskejä, sillä usein toimittaja on ratkonut tilanteet jo valmiiksi ja luonut toimivat prosessit. Ennen ulkoistamista muista selvittää toimittajalta, miten riskeihin on varauduttu ja mitkä ovat osapuolten vastuut. Azetsilla on Suomessa 6 000 organisaatiota asiakkaina lähes kaikilta toimialoilta, joten tunnemme entuudestaan erilaiset talous- ja palkkahallinnon käytänteet.
Palkkahallinnon riskit ovat hallittavissa, mutta kaikkia riskejä ei myöskään voi poissulkea. On löydettävä tasapaino hyväksyttävän riskitason ja riskienhallinnan edellyttämien resurssien välille, sillä riskien hallinnasta johtuva haitta ei saa muuttua saatavaa hyötyä suuremmaksi. Jostain on kuitenkin aloitettava. Palkkahallinnon asiantuntijamme auttavat tasapainoilussa mielellään!
Tämä blogi on tiivistelmä Talous- ja palkkahallinnon riskit -webinaarista, jonka asiantuntijoina toimivat palkkahallinnon Senior Development Manager Anu Karjalainen ja taloushallinnon Senior Development Manager Ville Korkala.
