Luotettavan ja sujuvan konserniraportoinnin avulla johto saa nopeasti kokonaiskuvan päättyneen kauden tapahtumista sekä taloudellisesta tilanteesta ja siten avaimet ajantasaiseen päätöksentekoon. Raportointi halutaankin usein valmiiksi mahdollisimman pian kuukauden päättymisen jälkeen.
Mitä sitten tulisi ottaa huomioon, kun kehittää ja suunnittelee konserniraportointia?
Konsernin koko ja kansainvälisyys
Konsernin koko ja rakenne vaikuttavat raportoinnin sujuvuuteen: Onko konsernissa ulkomaisia yhtiöitä? Toimivatko yhtiöt eri valuutoissa tai eri aikavyöhykkeillä?
Konserniyhtiöiden lukumäärä ei välttämättä suoraan kerro, kuinka nopeasti raportointi voidaan toteuttaa. Mikäli yhtiöillä on käytössä yhtenevät raportointityökalut ja hyvin suunnitellut prosessit, kymmenienkin tytäryhtiöiden tietojen yhdistely konserniraportointiin voi olla sujuvaa.
Valuuttamääräisten ja eri aikavyöhykkeillä toimivien yhtiöiden raportointiohjeistukseen on hyvä kiinnittää huomiota. Tytäryhtiöiden paikallisiin laskentaperiaatteisiin saatetaan tarvita oikaisuja tai valuuttamääräiset luvut tulee konvertoida emoyhtiön valuuttaan. Tälle on hyvä varata raportointiaikataulussa aikaa ja huomioida tarpeet myös raportointityökalun valinnassa.
Lue myös: Konsernitilinpäätöksen laadinta – oletko valmis?
Jaksotuksia vai lopullisia tapahtumia?
Konserniraportoinnin tyypillinen tavoiteaikataulu on saada se valmiiksi 5.-9. työpäivä. Usein lukuja toivotaan kuitenkin aiemmin, esimerkiksi jo 3. tai 4. työpäivä. Tiiviimpi raportointiaikataulu vaatii sujuvia prosesseja ja järjestelmäosaamista sekä aikatauluihin sitoutuneet henkilöt.
Tutustu konsernilaskennan palveluumme
Raportointiaikatauluun vaikuttaa olennaisesti myös, kirjataanko liiketapahtumat saapuvien laskujen perusteella vai tehdäänkö puuttuvista tapahtumista jaksotuksia kuukauden katkossa. Jos yhtiöiden kirjanpito halutaan sulkea mahdollisimman aikaisin raportointikuukauden päätyttyä, tulee kulujaksotuksia ja niiden purkuja kirjattavaksi huomattava määrä. Se vaatii hyvää tiedonkulkua puuttuvista tapahtumista koko organisaation sisällä.
Käydäänkö konsernissa paljon sisäistä kauppaa?
Konserneissa käydään usein konserniyhtiöiden välistä kauppaa tai laskutetaan muilta konserniyhtiöiltä niiltä ostettuja palveluita. Konserniraportoinnissa konserniyhtiöiden väliset tapahtumat on täsmäytettävä ja eliminoitava. Keskinäisten laskujen lukumäärä ja lähetysajankohta vaikuttavat merkittävästi raportoinnin sujuvuuteen.
Konserniraportoinnissa sisäistä laskutusta voidaan nopeuttaa joko aikataulusuunnittelulla tai käyttämällä rutiiniluonteisissa veloituksissa arviolaskutusta, joka tasataan toteuman mukaisiksi 1–2 kertaa vuodessa. Valittavan tavan veronäkökulmat tulee huomioida prosessia suunnitellessa.
Konsernin sisäisten laskujen maksuille voidaan asettaa aikatauluun määräpäivä ennen kuukauden vaihdetta. Siten varmistetaan, että maksut ehtivät saajalleen ja ehditään kirjamaan reskontriin ja kirjanpitoon ennen kuukauden vaihdetta. Myös konsernin sisäisten liiketapahtumien laskujen lähettämiselle ja niiden täsmäytykselle voidaan asettaa konsernin raportointiaikataulussa aiempi määräpäivä kuin kirjanpidon lukujen valmistumiselle.
Tiedonkulku rakennejärjestelyistä ja liiketoimista tärkeää
Konserniraportoinnissa on tärkeää ottaa huomioon konsernissa tapahtuneet rakennemuutokset sekä yhtiöiden välillä tapahtuneet liiketoimet, jotta ne voidaan eliminoida. Joskus voi olla vaikeaa tunnistaa, mitkä tapahtumat pitää eliminoida, ja näitä varten tehtävät laskelmat voivat olla monimutkaisia. Myös rakennejärjestelyt ja uuden tyyppiset eliminointitapahtumat saattavat vaatia muutoksia myös raportointijärjestelmiin.
Jotta konserniraportointi olisi tehokasta, on tärkeää, että tieto uusista liiketoimista ja rakenteellisista muutoksista on raportoinnista vastaavien henkilöiden saatavilla jo ennen raportointikuukauden päättymistä. Tällöin ehditään arvioida muutosten vaikutukset ja valmistella laskelmat ennen varsinaisia raportointikiireitä.
Raportointijärjestelmät ja niiden tehokas käyttö
Konserniraportointi voidaan keveimmillään toteuttaa Excelissä. Konsernin kansainvälistyessä tai yhtiöiden lukumäärän kasvaessa kannattaa kuitenkin siirtyä käyttämään erityisesti konserniraportointia varten suunniteltua ohjelmistoa.
Konsernilaskentajärjestelmissä voidaan nopeuttaa sisäisten erien täsmäytystä ja eliminointia, ulkomaisten tytäryhtiöiden valuuttakurssikonversiota ja muuntoerolaskentaa. Niissä on usein riittävä dokumentointi konsernieliminoinneista tilinpäätöstä varten ja valmiita raporttipohjia. Myös automatisoitu tiedonsiirto kirjanpitojärjestelmistä raportointijärjestelmiin nopeuttaa raportointia.
Tarkempaa tietoa kullekin konsernille optimaalisen raportointijärjestelmän valinnasta löytyy blogista Miten valita konserniraportointijärjestelmä?
Konsernilaskennan asiantuntijamme auttavat mielellään kaikissa raportointiin liittyvissä kysymyksissä niin kotimaista kirjanpitolainsäädäntöä kuin IFRS- tai US GAAP- laskentakäytäntöä noudattaville yrityksiä. Tutustu palveluun
