Kirjanpitäjän työkö muka tylsää, pölyisten arkistojen kaivelua ja identtisiä, manuaalisia työtehtäviä päivästä toiseen? Ei sinne päinkään, näin olemme voineet yhdessä todeta harjoittelumme päätteeksi. Harjoittelusta saadun kokemuksemme mukaan työ tilitoimistossa on monipuolista ja haasteellista, jossa jokainen päivä eroaa toisesta.
Ajatus hakea harjoittelijaksi Azets Insight Oy:lle lähti kummallakin halusta päästä perehtymään kunnolla yritysten taloushallintoon ja kirjanpitoon. Olemme tradenomiopiskelijoita, ja nyt opintojen ollessa loppuvaiheessa halusimme päästä “tositoimiin”. Pääsimme suorittamaan harjoittelua Azetsin Helsingin pääkonttorille SMB -yksikköön. Yksikössä työskennellään pääasiassa pienten ja keskisuurten yritysten kirjanpidon parissa.
Olimme erityisen kiinnostuneista siitä, miten kokonaisvaltaista kirjanpitoa toteutetaan, kun asiakkaiden koot ja tarpeet vaihtelevat laajasti. Olimme uteliaita myös kollegoidemme suhteen, meitä kiinnosti kuulla lisää heidän taustoista ja osaamisen kirjosta. Ennen kaikkea odotimme, että pääsemme hyödyntämään koulussa opittua teoriatietoa, ja tutustumaan käytännön työhön sekä kirjanpitoon.
Perehdytyksen avulla perusasiat haltuun
Azetsilla työskentely alkoi sopivan rauhalliseen tahtiin. Oli mukava huomata, että tuloomme oli varauduttu. Työpisteet olivat valmiita, käyttäjätunnukset luotu odottamaan salasanojen asettamista ja ohjeet odottivat omassa sähköpostissa. Vaikka nämä tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, yllättävän moni yritys “unohtaa” harjoittelijan aloittamisen tai ajattelee, ettei sen eteen tarvitse tehdä ennakkovalmisteluja. Näillä pienillä teoilla yritys voi kuitenkin luoda erittäin tervetulleen olon harjoittelijalle, ja näin lieventää aloittamiseen liittyvää suurta hämmennystä ja jännitystä.
Harjoittelun ensimmäiset päivät täyttyivät uusien järjestelmien käytön opettelulla sekä perehdytystilaisuuksilla. Taloushallinnon työtä tehdään SMB -yksikössä pääsääntöisesti Visman Netvisor -ohjelmalla, mutta työhön liittyy myös monen muun alustan haltuunottoa. Perehdytyksissä pääsimme tutustumaan niin tuntikirjausjärjestelmiin, portaaleihin sekä asiakkuuksiin, kuin muihinkin työssä käytettäviin käyttöliittymiin ja “talon tapoihin”.
Työyhteisö otti harjoittelijat hyvin vastaan. Ensimmäisistä päivistä lähtien olemme voineet kysyä vierustoverilta tai tiimin toiselta jäseneltä apua mieltä askarruttaviin kysymyksiin, eikä haasteiden kanssa ole tarvinnut jäädä yksin. Ennakkoon laadittu perehdytyssuunnitelma auttoi ymmärtämään perehdytyksen kokonaisuutta ja suunnittelemaan omaa työjärjestystä. Kummallekin oli nimetty vielä erikseen perehdyttäjä, joka omalta osaltaan avusti suuresti käytännön työn opettelussa. He olivat aina vastaanottamassa kaikki kysymykset ja ihmetyksen aiheet. Näin aloitus tuntui heti sujuvalta ja helpolta. Koimme (ja koemme edelleen) heidän tukensa hyvin tervetulleeksi ja arvokkaaksi. Myös yksikön vetäjän ja lähiesimiesten kannustava asenne sekä aito halu opettaa ja avustaa oppimisen tiellä ovat olleet verraton tuki.
Kirjanpidon monipuoliset työtehtävät tutuiksi
Kuitit, ostolaskut, kauden katkot, reskontrat, tilinpäätökset, jaksotukset, arvonlisäverotus, ulkomaankauppa ja palkkakirjaukset. Tässä vain muutama esimerkki niistä kirjanpidon osa-alueista, joihin pääsimme pureutumaan harjoittelun aikana. Harjoittelu on tarjonnut meille erittäin monipuolisen katsauksen eri kokoisten yritysten kirjanpitoon ja siihen liittyvään toimintaan. Ymmärrys taloushallinnon laaja-alaisuudesta on kasvanut koko ajan, ja näemme yritysten taloudellisen toiminnan aivan erilaisesta näkökulmasta, kuin harjoittelun alussa.
Harjoittelun alussa käytännön työssä lähdettiin perusasioista liikkeelle. Yritysten kuittien käsittelyn kautta pääsimme hyvin käsiksi järjestelmän käyttöön sekä tiliöintiin. Myös erilaisten hakutoimintojen käyttö Netvisorissa sekä verottajan ohjesivut tulivat hyvinkin tutuiksi, kun tilinpäätöksiin läheisesti liittyvä kuittien selvittely pääsi kunnolla vauhtiin. Kirjanpitäjän työtä voisikin verrata korkeanluokan etsivätoimintaan. Vaikka kirjanpito perustuu selkeisiin säännöksiin ja lain antamiin puitteisiin, voi niiden tulkitseminen viedä kokeneelta konkariltakin yllättävän paljon aikaa, kun sääntöön voi olla olemassa poikkeus, tai poikkeuksen poikkeus. Ja kukapa olisi tullut ajatelleeksi, että tilitoimistossa työskentely opettaa käyttämään tietokonetta ihan uudella tavalla? Hakutoimintojen ja avainsanojen käyttö, sekä pikatoimintojen hyödyntäminen ovat harjoittelun myötä nousseet aivan uudelle tasolle.
Osaamiseen lisääntyessä olemme saaneet uusia työtehtäviä, sekä päässeet testaamaan omia taitoja haasteiden ja vastuiden kasvaessa viikoittain. Olemme päässeet mukaan niin tilinpäätöksiin liittyviin selvitystöihin, kuin jokapäiväisen eli "juoksevan kirjanpidon" työtehtäviin. Jokainen päivä on kerryttänyt valtavasti tietojamme, ja ymmärrys taloushallinnon kokonaisuudesta kehittyy ja muovautuu edelleen. Kiinnostavinta on tietää, että nyt harjoittelussa näkemämme asiat ovat vasta jäävuoren huippu yrityksen kokonaisvaltaisesta taloushallinnosta.
Tutustu kirjanpidon palveluihin
Yksilölliset ratkaisut hyvän palvelun pohjana
On ollut yllättävää huomata, kuinka vähän paperiaineistoa on enää käytössä varsinaisessa kirjanpitotyössä. Azetsilla panostetaan taloushallinnon digitalisointiin, ja se näkyy selvästi työssä. Olimme kuulleet ja lukeneet paljon kirjanpidon kehityksestä, mutta emme tienneet, kuinka automatisoitua kirjanpidosta voi nykyään saada. Esimerkiksi ostoreskontran puolella on ollut mielenkiintoista perehtyä siihen, miten automaatiosäännöt edesauttavat laskujen käsittelyä. Ja miten niinkin simppeli asia kuin kuitit voidaan kätevästi lähettää suoraan järjestelmään vaikka asiakkaan matkapuhelimesta? Kaikki turha kitka on karsittu pois!
Suurimpia yllätyksiä oli se, miten yksilöllistä ja räätälöityä kirjanpito on erityisesti SMB -yksikössä. Jokaisella asiakkaalla on täysin yksilölliset tarpeet ja toiveet siitä, miten kirjanpitoa hoidetaan: kuinka usein, millä lisäosilla, onko mukana osto- ja myyntireskontra, miten tiliotteet käsitellään, kuka hyväksyy laskut tai kuka laatii myyntilaskut. Emme olleet aikaisemmin ajatelleet, että yhden yrityksen kirjanpitoon voi osallistua monta ammattilaista yhtä aikaa. Pääkirjanpitäjän lisäksi kirjanpito on voitu jakaa pienempiin osakokonaisuuksien työntekijöiden resurssien ja vahvuuksien mukaan, jolloin asiakkaalle tarjottu palvelu on entistä tehokkaampaa ja parempaa.
Koulun kursseista konkreettista hyötyä
Harjoittelu on sitonut sopivasti koulussa opittua teoriaa käytäntöön. Suurimmaksi hyödyksi koimme kirjanpidon perusopinnot, joissa käsiteltiin perin pohjin niin kahdenkertainen kirjanpito, tilikartta, poistot, arvonlisäveron käsittely ja siihen liittyvät lait, kuin myös eri yhtiömuotoja koskevia säännöksiä. Erityisesti arvonlisäveroon ja yhteisökauppaan liittyvät opinnot ovat osoittautuneet erittäin hyödyllisiksi, eikä palkanlaskennan perusopinnotkaan ole turhia olleet.
Harjoittelumme sijoittui osittain kiireisimpään tilinpäätösaikaan, joten myös tilinpäätöksen kurssista oli suurta apua ymmärtämään erilaiset käyttöomaisuus-, palkka- ja jaksotuskirjaukset. Pääsimme työskentelemään osana suurempaa tilinpäätöstyötä, jossa erityisesti jaksotusten ymmärtäminen nousi esille. Myös sisäisen laskennan opinnoista on ollut hyötyä, sillä useissa yrityksissä käytetään kustannuspaikkalaskentaa ja vyörytystä. Samoin kassavirtojen tulkitseminen ja seuranta on ollut helpompaa omaksua koulussa opitun teorian avulla.
Elinikäisen oppimisen tiellä
Työskentely tilitoimistossa vaatii mielestämme muun muassa hyvää muistia, sinnikkyyttä, etsivän taitoja ja laaja-alaista tietämystä niin verotukseen, yritystoimintaan, yhteiskuntaan ja asiakkaiden toimialaan liittyen. Kunnioitus työtovereitamme kohtaan on suurta, koska olemme päässeet näkemään lähietäisyydeltä kuinka paljon taitoa ja erityisesti tietämystä työ vaatii.
Toisesta harjoittelijasta sai hyvin vertaistukea, ja pystyimme täydentämään toistemme tietoja. Huomasimme, että kummankin harjoittelusta muodostui hyvin yksilöity kokonaisuus, vaikka työskentelimme samassa yksikössä. Uskomme, että harjoitteluaika antoi meille erittäin hyvät perusvalmiudet kirjanpidon avustavien töiden tekemiseen, ja tulevaisuudessa työn itsenäiseen tekemiseen. Todellinen oppiminen tulee kuitenkin tapahtumaan käytännön työelämässä päivittäin.
Useat kollegamme ovatkin kuvanneet kirjanpitäjän työtä jatkuvan oppimisen työksi, sillä toimintatavat, yritysten tilanteet ja kirjanpitoa koskevat säännökset ja lait muuttuvat ja mukautuvat ajan myötä. Tämä onkin yksi alan parhaita puolia; vaikka työtehtävät itsessään voivat ajan saatossa muodostua osittain rutiininomaisiksi, tiedot ja asiakkaat tekevät työskentelystä monipuolista ja kiinnostavaa. Suosittelemme lämmöllä harjoittelun suorittamista Azetsilla kaikille niille, ketkä janoavat käytännön kokemusta taloushallinnon töistä.
Tämän blogin kirjoittivat sinulle yhteistyössä Azetsin taloushallinnon assistentit Suvi Ranta ja Anu Salonen.
