Yrityksen taloushallinnon pyörittämiseen tarkoitettujen järjestelmien tarjonta kasvaa koko ajan. Mistä tiedät, mikä taloushallintojärjestelmä tai järjestelmien yhdistelmä on sopiva yrityksellesi?
Miten aloittaa järjestelmän etsintä
1. Jos yritykselläsi on järjestelmä käytössä
Jos yritykselläsi on jo järjestelmä, kannattaa aloittaa listaamalla puutteet. Sitten on helpompi pohtia, miten toiminnot olisi toteutettu haavemaailmassa.
Ongelmiin voi löytyä ratkaisu nykyisestä järjestelmästä, jos siihen voi lisätä uusia ominaisuuksia tai prosesseja muuttaa. Mikäli yrityksesi nykyinen taloushallintojärjestelmä ei kuitenkaan taivu tarpeisiin, on edessä järjestelmän vaihto.
2. Jos yritykselläsi ei ole ohjelmistoa
Jos yritykselläsi ei vielä ole käytössä taloushallinnon ohjelmistoa, aloita etsintä kartoittamalla tarvitsemasi ominaisuudet. Voit listata ominaisuudet sen mukaan, ovatko ne pakollisia toimintoja vai liittyvätkö ne vaikkapa käytettävyyteen. Tyypillinen ominaisuus, jota kaivataan on mobiilikäyttö.
Onneksi monet ohjelmistot joustavat: voit aloittaa käytön niillä ominaisuuksilla, jotka koet sillä hetkellä pakollisiksi ja ottaa uusia toimintoja käyttöön, kun tarpeesi muuttuvat.
Kummassakin tapauksessa sinun kannattaa keskustella järjestelmät tuntevan taloushallinnon asiantuntijan kanssa. Sitä kautta voit saada hyviä vinkkejä sopivista ohjelmistoista.
Taloushallintojärjestelmän käyttöönottoprojekti pähkinänkuoressa
- Järjestelmätarpeiden kuvaus ja kartoitus
- Järjestelmiin tutustuminen (demot), valinnan tekeminen
- Käyttöönottoprojektin suunnittelu järjestelmätoimittajan johdolla
- Nykytilan läpikäynti
- Aikataulutus
- Huomioi mm. palkanlaskenta-aikataulut ja mahdolliset laskutusosoitemuutokset
- Järjestelmän pystytys
- Koulutus
- Palaute
- Jatkokehitykset ja koulutukset
Tarkempi kuvaus käyttöönottoprojektin vaiheista
Yllä on jo kuvattu kartoitus ja valinta. Nyt tarkastelemme itse käyttöönottoa.
1. Käyttöönottoprojektin suunnittelu
Kun sopiva taloushallintojärjestelmä on löytynyt, istahdetaan alas järjestelmätoimittajan kanssa ja käydään käyttöönotto kokonaisuutena läpi. Yrityksesi nykytilanne on hyvä kerrata projektin aluksi ja miettiä, mitä kaikkia muutoksia voisit tai haluaisit tehdä järjestelmävaihdoksen yhteydessä.
Haluatko muuttaa kirjauskäytäntöjä tai kustannuspaikkarakennetta? Onko tarvetta tarkentaa prosesseja, ja miettiä kuka vastaa mistäkin? Siten saadaan suunniteltua toimivat taloushallinnon prosessit, kirjoitettua ne auki sekä listattua työtehtävät. Näin ollaankin kuvattu tavoitteet ja voidaan lähteä työskentelemään niitä kohti.
2. Työnjako toimittajan kanssa ja aikataulutus
On tärkeää, että järjestelmätoimittajan ja yrityksesi välinen työnjako on selkeä. Näin vältytään väärinymmäryksiltä puolin ja toisin. Kun tavoite on selkeä, kuvataan toimenpiteet, joilla sinne päästään.
Käyttöönoton vaiheiden aikataulutus on syytä tehdä huolella. Esimerkiksi palkanmaksuun ei voi tulla keskeytyksiä, joten järjestelmän täytyy olla valmis käytettäväksi, kun on aika maksaa palkat. Samoin on hyvä miettiä, missä vaiheessa ostolaskuja on tarkoitus alkaa käsitellä uudessa järjestelmässä, jotta toimittajia voidaan tiedottaa oikeaan aikaan.
3. Järjestelmäkoulutus, kun järjestelmä valmiina
Kun järjestelmä on valmis käyttöön, pidetään yrityskäyttäjille koulutukset. Koulutukset voi järjestää etukäteenkin, mutta yleensä uusiin järjestelmiin pääsee paremmin kiinni, kun käsittelee oman yrityksen tuttua materiaalia.
Järjestelmiin voi tutustua myös puhtaasti lukemalla kirjallisia ohjeita. On tärkeää tuntea omat työntekijänsä ja valita oikea koulutusmuoto omille käyttäjille.
4. Saavutettiinko tavoitteet?
Kun käyttöönottoprojekti on ohi, on hyvä käydä järjestelmätoimittajan ja taloushallinnon asiantuntijan kanssa yhdessä läpi, miten projekti onnistui. Jäikö kuitenkin jotain huomioimatta ja onko asioita, joita mahdollisesti on vielä hyvä työstää.
Tämän blogin kirjoittivat sinulle yhteistyössä Azetsin Financial Controller Paula Sundström ja ERP Consultant Elina Karvonen.
Me Azetsilla autamme sinua löytämään yrityksellesi sopivat taloushallintojärjestelmäratkaisut ja luomaan toimivat taloushallinnon prosessit.
