Ostolaskujen kierrätys

Ennalta hyväksytetty ostotilaus parantaa kulujen läpinäkyvyyttä ja nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä. Täsmäytyksen tarkoituksena on etsiä järjestelmään saapuneelle ostolaskulle sitä vastaava ostotilaus ja raja-arvojen puitteissa täsmäyttää nämä toisiinsa. Näin vältytään manuaaliselta ostolaskujen käsittelyltä.

Järjestelmän sisäinen hankintamoduuli helpottaa hankintaprosessia keräämällä kaikki hankintaan liittyvät asiakirjat yhteen paikkaan. Näin kaikki tarvittavat tiedot ovat käytettävissä helposti ja nopeasti. Hankintamoduuli mahdollistaa myös ostotilausten tekemisen helposti esimerkiksi valmiiden ostotilauslomakkeiden tai tuotekatalogien avulla. Tämä säästää aikaa ja helpottaa hankintaprosessin hallintaa.

Ennalta hyväksytetty maksusuunnitelma on hyvä vaihtoehto säännöllisesti toistuvien laskujen käsittelyyn, kuten kuukausittain toistuviin vuokriin, sähkö- ja vesilaskuihin. Maksusuunnitelmat mahdollistavat myös itsestään laskuttavat tositteet sekä budjettiperusteisen suunnitelman vaikkapa projektilaskutukseen.

Baswaren AP Automation -järjestelmässä on monia tapoja automaattisesti kirjata laskut, joko valmiiden ominaisuuksien avulla tai erityisesti räätälöityjen toimintojen avulla. Jos laskussa on tiettyjä avainsanoja tai muita tietoja, jotka auttavat määrittämään, mihin tiliin lasku kuuluu, järjestelmä voi automaattisesti tiliöidä laskun näiden tietojen perusteella.

Laskun käsittely voidaan automatisoida ohjaamalla se oikeille henkilöille laskutiedon, historiatiedon tai muiden järjestelmän ohjaussääntöjen perusteella ilman tarvetta manuaalisille toimenpiteille.

Merkittävä osa laskuautomaatiosta perustuu olettamukseen, että laskut tunnistuvat oikeille toimittajille. Toimittajien vahva tunnistaminen tapahtuu siten, että järjestelmään tallennetun toimittajan tietoja verrataan sekä laskun pankkitilin että y-tunnuksen, VAT-tunnuksen tai verkkolaskuosoitteen yhdistelmään. Tällöin esimerkiksi toimittajan pankkitilin tai y-tunnuksen muutos ei aiheuta riskiä, että lasku kohdistuu väärälle toimittajalle.

Vakioliittymiin kuuluvat ne perustiedot, jotka siirretään toiminnanohjausjärjestelmästä, kuten toimittajarekisteri, dimensiot ja kirjanpidon tilit. Lisäksi järjestelmään on mahdollista tuoda käyttäjätiedot HR-järjestelmästä.

Avain- ja hakusanojen avulla voidaan automatisoida ja edistää esimerkiksi edelleen veloitettavien laskujen jatkokäsittelyä.

Hyödynnämme tekoälyä edellä mainittujen teemojen tukena. Tekoälyn avulla voidaan myös hyödyntää historiatietoa laskun tiliöinnin, oikeiden käsittelijöiden tai muiden liiketoiminnan logiikoiden päättelemiseksi.

Mikäli sääntöpohjaisten mallien ylläpito on haasteellista, tekoälyä voidaan käyttää ennustamaan laskun tiliöintidimensioita ja määrittelemään oikea kierto laskulle.