Ulkoistettu palkanlaskenta - mitä se sisältää?

Ulkoistettu palkanlaskenta

Varmista, että palkanlaskennan ulkoistuskumppanisi pystyy tarjoamaan sinulle palveluna kaikki tarvitsemasi palkanlaskentaprosessin vaiheet palkkatapahtumien käsittelystä maksatukseen, raportointiin ja sähköiseen arkistointiin asti.

Käytännössä puhumme seuraavista asioista:

• Palkansaajakohtaisten tietojen luomisesta ja ylläpidosta
• Luontoisetu- ja vähennystietojen, palkkatapahtumien, poissaolotietojen ja lomatietojen käsittelystä
• Palkantarkistuksista
• Työsuhteen päättymiseen liittyvistä rutiineista
• Palkka-ajoista
• Maksatuksista ja tilityksistä
• Lakisääteisestä ja asiakaskohtaisesta raportoinnista
• Vuodenvaihteen tehtävistä
• Kela- ja tapaturmavakuutushakemuksista
• Palkkatodistuksista

Varmista myös palkkapalvelun resurssit ja laatu

Kokenut palkanlaskennan ulkoistuskumppani on tuottanut palkkapalvelua jo vuosien ajan ja hionut prosesseja. Robotiikka on palkanlaskennan rutiinitöissä tätä päivää, mutta palvelusta vastaavat ihmiset. Asioitasi hoitavan tiimin tulee varmistaa, että palvelusopimuksen mukaiset tavoitteet palvelun laadulle, saatavuudelle ja oikea-aikaisuudelle saavutetaan.

Varmista myös se, että saat tarvittavat resurssit prosessien luomiseen ja kehittämiseen sekä sovittujen toimintatapojen toteuttamiseen. Myös tiimin osaamisen ylläpito ja kehittäminen on ulkoistuskumppanin vastuulla. Tehokas palvelutiimi koostuu palkanlaskennan, työsuhdeasioiden, käytettävien järjestelmien ja sovellettavan työehtosopimuksen osaajista. Ammattimaisesti toimivissa yrityksissä palkkapalvelut auditoidaan vuosittain esimerkiksi ISAE 3402 Type 2 -standardin mukaisesti.

Palkanlaskennan ulkoistus myös yhteispohjoismaisena ja kansainvälisenä palveluna

Monet ulkoistuskumppanit hoitavat palkanlaskennan tarvittaessa myös yhteispohjoismaisena tai kansainvälisenä palveluna, jolloin saat yhteneväisen mutta kansallisen lainsäädännön vaatimukset täyttävän palvelun kaikissa maissa. Myös kansainvälisten yritysten Suomessa toimivat tai aloittelevat tytäryhtiöt saavat tuen työnantajavelvoitteiden järjestämiselle olipa sitten kyse yrityksen rekisteröinnistä, työntekijöiden rekrytoinnista ja työsopimusten tekemisestä, palkanlaskennan hoitamisesta tai työterveyshuollon järjestämisestä. 

Teknologian ja tiedon hyödyntäminen

Osaava palkanlaskennan ulkoistuskumppani pystyy tarjoamaan työvälineet täysin sähköisen palkanlaskentaprosessin toteuttamiseen. Parhaimmillaan asiakas saa käyttöönsä työvälineet HR:n, työaika- ja matkustuksenhallinnan prosessien toteuttamiseen pelkän palkanlaskennan lisäksi. Parhaat kumppanit ovat myös niitä, jotka pystyvät tarjoamaan oman integraatio- ja teknologiaosaamisensa asiakkaiden käyttöön. 

Maksettavan palkan lisäksi palkanlaskennassa syntyy valtava määrä tietoa, joka kannattaa valjastaa päätöksenteon käyttöön. Palkkapalveluasiakkaana hyödyt monipuolisista datan hyödyntämisen mahdollisuuksista analytiikan ja älykkäiden dashboardien avulla.