Taloushallinnon ulkoistaneen muistilista

Kun päätös ulkoistuksesta on tehty, yhteistyön onnistuminen on yhteistyötä organisaation sisällä ja ulkoisen kumppanin kanssa. Parhaat tulokset syntyvät silloin, kun roolit, vastuut ja työnkulku jaetaan selkeästi asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä sekä tavoitteet asetetaan ja kirjataan yhdessä. Näin ulkoistuskumppanin on helppoa ottaa ohjat ja keskittyä pikimmiten tehostamismahdollisuuksiin.

Ulkoistavalla yrityksellä on oltava selkeä näkemys optimaalisesta tilanteesta ja kokonaisuus mietittynä. Etenkin alkuvaiheessa ulkoistajalta vaaditaan vahvaa sitoutumista prosessiin. Olemassa olevat haasteet on ensin identifioitava, jotta niitä pystytään lähteä ratkomaan yhdessä. 

1. Sitouta yrityksen johto ja avainhenkilöt prosessiin ja punnitkaa kaikki hyvät sekä huonot puolet nykyisissä toimintatavoissa.
2. Valitkaa työntekijä tai työntekijät, jotka ovat vastuussa projektista ja edustavat yhtiönne näkemyksiä.
3. Määrittäkää yhteistyölle selkeät tavoitteet ja mittarit. Se on tärkeää, jotta yhteistyön menestystä pystytään arvioimaan realistisesti.
4. Valitkaa auktorisoitu ulkoistuskumppani, johon luotatte. Yhteistyö on sujuvinta silloin, kun voitte avoimesti keskustella kumppanin kanssa yrityksenne haasteista, vahvuuksista, strategiasta ja kulttuurista.
5. Varmistakaa, että ulkoistuskumppani on ammattitaitoinen ja tuntee toimialanne sekä välittää aidosti yrityksenne menestyksestä.
6. Tietojen käsittely – pyytäkää ulkoistuskumppaniltanne selvitys siitä, kuinka yrityksenne tiedot pysyvät turvattuina ja miten ne palautetaan teille, jos yhteistyönne loppuu.
7. Määrittäkää yhteistyön tärkeimmät osa-alueet. Mitkä ovat kriittisimmät asiat onnistumisen kannalta?
8. Päättäkää aikatauluista, välitavoitteista ja vastuualueista.
9. Varmistakaa, että sopimus sisältää yhteisesti sovitut palvelut (Service Level Agreement), joissa määritetään yksityiskohtaisesti operatiiviset tehtävät, toteutuksen aikataulut ja vastuuhenkilöt.
10. Miettikää valmiiksi, kuinka prosessiin liittyvä viestintä hoidetaan. Mitä, milloin ja keille kaikille asioista informoidaan, kun ulkoistamiseen on päädytty.

Yhteistyön lähettiläät

Yhteistyöstä on tärkeää jakaa tietoa koko organisaatiolle tehokkaalla ja toimivalla tavalla. Johdon tulee olla näkyvässä lähettilään roolissa ja seistä ulkoistamispäätöksen takana. On oleellista tiedottaa henkilöstölle, minkälaisia muutoksia on tiedossa ja syyt niiden takana.

Ohjausryhmän perustaminen

Yhteistyön alkaessa saattaa olla järkevää perustaa ohjausryhmä, joka koostuu molempien yhtiöiden avainhenkilöistä. Tämä sen takia, että molemmin puolin pystytään seuraamaan palvelun käyttöönoton etenemistä ja sovituissa aikatauluissa pysymistä. Luonnollisesti ohjausryhmä on tarpeen ainoastaan isoimmissa ulkoistusprosesseissa. Yksittäisten talousprosessien ulkoistaminen pystytään useimmiten tekemään pelkästään SLA-sopimusta seuraten.

Yhteisillä pelisäännöillä yhteisiin tavoitteisiin

Kun tavoitteet ja pelisäännöt on asetettu ja käyttöönotto saadaan rullaamaan käyntiin, on aika alkaa nauttia yhteistyön hedelmistä. Jättäessänne ”tylsät” rutiinitehtävät palveluntarjoajan harteille, voitte itse keskittyä liiketoimintanne arvon kasvattamiseen.