Mitä taloushallinnon ulkoistaminen maksaa?

Mitä ulkoistaminen maksaa? Jotta kysymykseen voi antaa vastauksen, on tärkeää saada tarkka kuva siitä, mitä työntekijä yrityksessäsi nykyisin maksaa ja millaista ulkoistusratkaisua odotat. On hyvin todennäköistä, että palkkakustannukset, sosiaaliturva-, loma- ja eläkemaksut ovat suunnilleen saman suuruiset, oli sitten kyseessä ulkoistuskumppanin tarjoamasta asiantuntijasta tai yrityksesi palkkalistoilla olevasta työntekijästä.

Kaikki kustannukset mukaan vertailuun

Tutkimusten mukaan kokopäiväinen työntekijä käyttää noin 60 prosenttia työajastaan ydintehtäväänsä ja loppu työajasta katoaa muuhun tekemiseen, toiminnan kehittämiseen, poissaoloihin jne. Kun ulkoistat työtehtävän, maksat vain palvelusta ja tehdystä työajasta.

Ulkoistamisen hintaa punnittaessa analyysistä unohtuvat helposti työntekijöiden muut kustannukset, kuten esimerkiksi henkilöstöhallinto-, työterveyshuolto-, vakuutus-, järjestelmä- ja rekrytointikustannukset sekä poissaolojen paikkaamiseen ja toimitiloihin liittyvät kustannukset. Asianmukainen hintavertailu on siis tehtävä huolella ja kattavasti. Useimmissa tapauksissa vertailut osoittavat talous- ja palkkahallinnon ulkoistamisen olevan omaa hallintoa kustannustehokkaampi vaihtoehto.

1) Henkilöstökulut

Henkilöstökulut, joka tavallisesti on yrityksen suurin yksittäinen kuluerä, on myös yleisin ulkoistamisen mukanaan tuoma kustannussäästö. Toistuvien henkilöstökulujen, kuten palkat, eläkekulut, vakuutus- ja sosiaaliturvamaksut sekä sairauslomakulut lisäksi saattaa kustannuksia syntyä myös muun muassa perehdytyksestä, lisäkoulutuksesta ja osaamisen ylläpitämisestä.

Kun palvelu on ulkoistettu, vastaa kumppani näistä kuluista. Sairaus- ja muista poissaolotapauksista ei synny kustannuksia, kun kumppani huolehtii siitä, että osaava resurssi on aina saatavilla. Samoin jatkokoulutukset ja muu osaamisen kehittäminen on kumppanin vastuulla.

Usein ulkoistamispalveluiden tarjoajalla on laajan kokemuksen kautta myös syvempää asiantuntemusta siitä, miten parhaiten toteutetaan talous- ja palkkahallinnon toimia. Se voi liittyä siihen, miten toiminto organisoidaan ja johdetaan, miten henkilöitä rekrytoidaan, mitkä IT-järjestelmät sopivat parhaiten, miten muutokset toteutetaan, miten kokemusta hyödynnetään tai miten parhaiten valvotaan toimintaa.

2) IT-kulut

IT-järjestelmien käyttö- ja ylläpitokustannukset, sovellettavien lakien ja muiden määräyksien muutoksista aiheutuvat kustannukset, "kiinteät" kustannukset, kuten palvelimien/lisenssien/pilvipalveluiden kustannukset sekä it-henkilöstön kustannukset on myös useimmiten mahdollista laskea. Näitä laskelmia varten tulee olla selkeä suunnitelma siitä, mitä osa-alueita ollaan ulkoistamassa.

Ulkoistuskumppani, joka tarjoaa palkanlaskennan sekä taloushallinnon palveluita useille asiakkaalle saa IT-ratkaisuissa mittakaavaetuja ja laajaa prosessiosaamista. Koska samoja ratkaisuja ja palveluita tarjotaan useille yrityksille, voi ulkoistuspalveluiden tarjoaja tehdä isompia investointeja IT-ratkaisuihin sekä prosesseihin ja ylläpitää suurempaa asiantuntijaorganisaatiota.

3) Rekrytointikulut

Jokainen henkilöstöpäällikkö on tietoinen haasteista, joita syntyy, kun henkilöstövaihtuvuus on suuri. Mitä uusien työntekijöiden palkkaaminen maksaa ajassa ja rahassa? Uuden työntekijän rekrytointiprosessi ja palkkaaminen maksavat lähtökohtaisesti aina paljon. Rekrytointikustannukset ovat luonnollisesti vielä suuremmat, jos rekrytointiprosessi ei onnistukaan kerralla tai se venyy pitkään. Ulkoistaessasi yritykselläsi on aina valmiit koulutetut resurssit käytössä ilman rekrytointihuolia ja -kustannuksia.

4) Kulut väärin allokoidusta ajankäytöstä

Kaikkia kustannuksia ei kuitenkaan näe tuloslaskelmasta. Usein kuulee yritysjohdon valittavan, ettei heillä ole ”aikaa pysähtyä”. Monet johtajat ajautuvatkin operatiiviseen ja reaktiiviseen työskentelyyn sen sijaan, että he omistautuisivat liiketoiminnan strategisille kysymyksille – asioihin, joiden pitäisi olla esityslistan kärjessä. Talous- ja palkkahallinnon ulkoistaminen on hyvin tehokas tapa vapauttaa aikaa proaktiiviseen ja strategiseen työhön.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä.

Myynti palvelee sinua numerossa 010 756 4500 ja sähköpostitse osoitteessa myynti@azets.com.

Ulkoistamisen hinnoittelumallit

Ulkoistamistoimeksiannon kustannukset muodostuvat yleensä selkeästi määritellyistä kiinteistä kustannuksista, volyymiin perustuvista kustannuksista sekä valituista palveluista, jotka veloitetaan tuntiperusteisesti. Tuntimäärien arviointi ennen yhteistyön aloittamista saattaa olla vaikeaa, mutta asiakkaana sinun tulisi saada ulkoistuskumppanilta selkeä laskelma kaikista ulkoistamisen kustannuksista.

Tehtävien jako, se miten työt jaetaan palvelutoimittajan ja asiakkaan välillä, vaikuttaa luonnollisesti siihen, miten paljon tehtävää (aikaa eli kustannuksia) yritykseesi jää. Yleensä kustannuksia kertyy etupainotteisesti toimeksiannon alussa, jonka jälkeen tilanne normalisoituu rutiinien ja yhteistyön päästessä täyteen vauhtiin.

Mistä tiedämme, että ulkoistaminen on maksanut itsensä takaisin?

Kun mietit, onko ulkoistaminen maksanut itsensä takaisin, sinun pitäisi aloittaa kysymällä, miksi päätitte ulkoistaa. Markkinoiden yhä nopeampien muutoksien takia kohdistuu yritysten talous- ja palkkaosastoihin vaatimuksia työskennellä tehokkaasti ja "ohuesti", jolloin helposti keskittyy vain suoriin kustannussäästöjä.

Tärkein syy, miksi yritykset haluavat ulkoistaa riippuu monesta eri tekijästä. Oliko kyse asiantuntemuksen ja osaamisen lisäämisestä tai ongelmista sairauspoissaolojen, resurssien tai riskien pienentämisestä? Oliko pääsääntöinen syy tehostaminen, innovaatio, nykyaikaisemmat järjestelmät tai yksinkertaisesti toive paremmasta joustavuudesta? Enemmän aikaa talous- ja henkilöstöpäällikölle liiketoiminnan harjoittamiseen ja kehittämiseen on hyvin tavallinen tämänpäiväinen syy ulkoistamiseen.

Tärkeimmistä kriteereistä kannattaa kirjata nykytila ja toive-/tavoitetila ja listata ne osa-alueet, joille nähdään tarve "maksaa itsensä takaisin" ulkoistamisen kautta. Jotkut osa-alueet maksavat itsensä takaisin jo ensimmäisen vuoden aikana, kun taas toisilla osa-alueilla voi kestää kauemmin.